Digitale etiquette deel 5: agenda

De agenda en dan met name: de elektronische agenda. Toen iedereen nog een papieren agenda had, haalde niemand het in zijn hoofd om hier zomaar iets in te schrijven. Dat was onbeleefd, maar met de introductie van de elektronische agenda zijn we dit allemaal vergeten. Het is natuurlijk handig als uw collega of manager u toestaat om zijn/ haar agenda te kijken. Maar dit blijft een gunst. Verder geven de meeste agenda programma’s u de mogelijkheid om anderen uit te nodigen voor een afspraak. Het kernwoord hier is ‘uitnodigen’. Een uitnodiging kan (zoals dat gebruikelijk is) worden geaccepteerd, of afgewezen. In de meeste programma’s mag u zelfs ‘onder voorbehoud’ (tentative) accepteren. De ontvanger mag dus ‘nee’ zeggen, echt waar. U kunt bij het versturen van de uitnodiging er niet van uit gaan dat de ontvanger uw uitnodiging accepteert. Van u als organisator wordt verwacht dat u onderzoekt of de genodigden wel kunnen komen. Het is niet de plicht van de genodigde om u actief te laten weten dat hij of zij niet kan. Dat kan immers met de knoppen op de uitnodiging. De actie ligt dus echt bij de organisator.

Als u voor een grote groep mensen een bijeenkomst moet organiseren, met moeilijke agenda’s en u wilt niet te veel tijd besteden aan het afstemmen van alle belangen dan is een afspraakwebsite vaak een leuke oplossing (bijvoorbeeld www.datumprikker.nl). Deze website laat zien wie er al geaccepteerd hebben en wie niet, en dit kan net het setje in de goede richting geven om een aantal mensen tijd te laten maken voor de bijeenkomst. De groepsdruk (als Piet komt, ga ik ook maar, dan verzet ik een andere afspraak wel) zal daar voor zorgen.

Voor de houder van de elektronische agenda: als u mensen in uw agenda laat kijken, dan is het handig om tijd die u wilt reserveren om alleen te werken, ook te blokkeren in uw agenda. Zo gaat uw leestijd niet op aan ongeplande andere activiteiten.

Conclusie

Veel van de bovenstaande situaties  (en die uit de vorige blogs) zult u vast herkennen. En, net als bij de Dilbert strips, herkent u natuurlijk niet uzelf, maar uw collega of manager. Maar toch, de belangrijkste les die we uit het voorgaande kunnen leren is ook de basis van de meeste etiquette regels. Het is zelfs een een spreekwoord ‘Wat u niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet’. Wijze woorden.

U even verplaatsen in de ontvanger, dan weet u precies welk middel u moet gebruiken voor het bericht dat u heeft, … toch?