Digitale etiquette deel 1: Telefoneren

U denkt het vast wel eens: ‘Wat minder bereikbaar zou wel fijn zijn’, of ‘Ik kom door de mail niet meer aan werken toe’. U bent niet de enige. Toch doen we het zelf met elkaar, door te negeren dat de overschakeling van een wereld zonder digitale communicatie naar een wereld met digitale communicatie kan gebeuren zonder er met elkaar afspraken over te maken. Zelfs in de middeleeuwen wist men al dat afspraken over gedrag, de etiquette, een nut had in het sociale verkeer.

In Nederland heeft de ‘oer-moeder’ van de moderne etiquette, Amy Groskamp-Ten Have dit verwoord in het standaardwerk ‘Hoe hoort het eigenlijk’, het meest verkochte Nederlandse etiquetteboek. Tegenwoordig is de nieuwste versie van Reinildis van Ditzhuyzen nog steeds een aanschaf die zijn geld waard is. Een tijd lang dacht men dat etiquette alleen voor de elite is, maar niets is minder waar. Weten hoe het hoort is belangrijk, niet alleen omdat het je helpt op een respectvolle manier met je medemens om te gaan, maar ook omdat het je vrijer maakt in het maatschappelijk verkeer.

Nu we allemaal in min of mindere mate aan de digitale snelweg verbonden zijn, zijn de meest normale etiquette regels nogal in de vergeethoek geraakt.

Telefoneren

Nog niet zo lang geleden besefte iedereen die de telefoon gebruikte om contact te zoeken, dat dit contact niet gevraagd was door de ontvanger van het contact. Ook was u niet in staat om te zien of het gevraagde contact gelegen kwam. Een heel normale gang van zaken was dan ook om eerst te melden wie u was en daarna te vragen of het telefoontje gelegen kwam. De ontvanger kreeg hiermee de gelegenheid om aan te geven of het contact schikte.

Dan de situatie nu:

Sociale telefoontjes: ‘ Heeee, met mij’ – pauze, waar de ontvanger mag gokken wie het is, of het kan zien via de nummerherkenning – en dan barst de beller los. Liefst hard pratend zodat de hele omgeving kan meegenieten.

Zakelijk telefoneren: ‘Zeg met Gerrit, kun je mij nog even die memmo (memo is op een of ander manier niet meer ‘in’), ik ben ‘m kwijt. Nee, ik weet niet meer precies van wie. Waar ie over ging? Iets met <vakterm>, je weet wel. Ik zit nu op het station/ parkeerplaats voor mijn relaties kantoor, maar ik heb mijn blackbarry (blackberry) bij me, dus no problem.’ De Gerrit in dit verhaal is geen secretaresse, maar een collega. Een die zelf ook gewoon taken heeft en waarschijnlijk ook gewoon het stuk moet zoeken. Nog erger wordt het als van Gerrit bekend is dat hij wel zijn zaakjes goed bewaard en voorbereid, dan is hij binnen ‘no time’ meer tijd kwijt met opzoeken van de spullen van collega’s dan met werken. En krijgt hij problemen omdat hij zijn eigen werk niet meer af krijgt. En met een beetje pech wordt Gerrit ook gewoon buiten werktijd mobiel gebeld met dit soort zaken.
Zo hoort het dus niet. Als u al in het openbaar wilt bellen, dan wordt u geacht dit op gedempte toon te doen, zodat niet iedereen kan meeluisteren. Houdt het gesprek in dit soort situaties in ieder geval kort en zakelijk. Kies liever voor tekstberichten (SMS, MMS en zo), als u de overlast niet kunt beperken. Mocht iemand u vragen om wat zachter of niet te telefoneren, dan is dit het goed recht van die persoon. U bent degene die de overlast veroorzaakt, geïrriteerd reageren is dus niet sjiek.

En voordat u uw mobieltje grijpt om een collega te bellen om uw probleem op te lossen is het handig te beseffen dat die collega zelf ook taken heeft en deadlines. U kunt dus minimaal even vragen of het schikt. De collega mag ook gewoon nee zeggen. U initieert ongevraagd contact en probeert ongevraagd en niet afgesproken beslag te leggen op werktijd van iemand anders, of op de vrije tijd. Zo’n beetje net als die telefonische verkoper onder het eten, begrijpt u het nu?

Wat heel veel mensen ingewikkeld vinden is dat een mobiele telefoon van de zaak gewoon buiten werktijd uit mag/ kan staan. Tenzij hierover specifiek en met instemming van de medewerker afspraken over gemaakt zijn, met de daarbij passende beloning.