Digitale etiquette deel 2: Tekst- en gesproken berichten

Laat ik even beginnen met het toelichten van twee begrippen: Synchrone communicatie en Asynchrone communicatie. Bij synchrone communicatie moeten beiden partijen tegelijk met elkaar verbonden zijn. Bij asynchrone communicatie niet.

Een ander weetje: een tekstbericht (bijvoorbeeld sms) komt niet altijd meteen aan, een dienstverlener mag er 7 dagen over doen zonder in overtreding te zijn.

De synchrone communicatie is in het deel over telefonie aan de orde geweest, dus nu de asynchrone communicatie. Eerst maar de overeenkomsten: ook asynchrone communicatie komt ongevraagd, op een moment dat het de zender schikt naar een ontvanger toe. Vaak vergezeld van een min of meer irritant geluid. Let op de twee gegevens: ‘ongevraagd’ en ‘moment dat de zender schikt’. Verder is het bekijken van tekstberichten op een telefoon niet altijd veilig (bijvoorbeeld tijdens het rijden).

Dan de verschillen. Een tekst of gesproken bericht is van nature een vorm van asynchrone communicatie. U hoeft dus niet meteen antwoord te krijgen. Ook weet de ontvanger vaak weinig of niets van de tijd en omstandigheden waaronder u het bericht stuurt. Het is dus niet geschikt voor spoedeisende zaken. (Natuurlijk afspraken hierover met bijvoorbeeld een aanstaande bevalling, daar gelaten, dat snapt iedereen).

Het kan dus zo zijn dat er pas later (enkele uren tot dagen later) een reactie komt. Een reactie is overigens niet verplicht. Als u dit wel verwacht, is het handig om dit te melden.

Dit alles geldt voor zowel tekst als gesproken (voice-mail) berichten. De gedachte achter voice-mail is dat u een bericht kunt achterlaten voor als degene die u belt niet bereikbaar is. Daar zit de sleutel: niet bereikbaar. Dus kan het enige tijd duren voordat uw bericht beluisterd wordt.

Hoe moet het dan wel? De asynchrone communicatie is dus bedoeld om een bericht (tekst of gesproken) achter te laten zodat de ontvanger dit kan beluisteren op een tijd en plaats die hem of haar schikt. Uw bericht kan ook enige tijd later dus nog begrepen worden en relevant zijn. Verder is het aardig om bij het bericht in ieder geval uw naam en telefoonnummer of andere contactgegevens achter te laten, zodat u de ander niet verplicht om dit nog eens op te zoeken. Bij gesproken berichten is het van belang om eerst iets anders dan uw boodschap te zeggen, bijvoorbeeld goedemiddag of zo, zodat de luisteraar de tijd heeft om de aandacht naar de boodschap te verplaatsen. (Onderzoek heeft uitgewezen dat de eerste woorden niet of niet goed verstaan worden). Houdt het kort en zakelijk en geef aan wat u van de ontvanger verwacht.

Voorbeeld:

Goedemiddag Jaap,

Met Anton Dieters van Afdeling K. Ik bel je om een afspraak te maken over de beslissing van het management om productielijn x te stoppen. De details heb ik je in een e-mail gestuurd. Kun je me terugbellen, mijn nummer is 06543210921, ik herhaal 06543210921. Groeten, Anton